Polityka prywatności Alnos Vending

Ostatnia aktualizacja: 8 października 2026 r.

Ta polityka wyjaśnia, jak Alnos Vending przetwarza dane osobowe osób, które odwiedzają stronę www.alnosvending.pl, kontaktują się z nami (przez e-mail – w tym przez przycisk „Złoty Bilet”, telefon, WhatsApp lub media społecznościowe) albo współpracują z nami w imieniu firm i właścicieli lokali. Jest to informacja, o której mowa w art. 13 i 14 RODO (rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679).

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem danych jest Alnos Vending spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Alnos Vending”, „my”).

Siedziba i adres: ul. Jana i Jędrzeja Śniadeckich 20D/7, 35-006 Rzeszów
Adres do korespondencji: Borowina Sitaniecka 49D, 22-400 Zamość
KRS 0001172105 – Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
NIP 5170459183, REGON 541693056, kapitał zakładowy 5 000,00 zł
E-mail: hello@alnosvending.pl
Telefon: +48 84 300 10 10

Inspektor ochrony danych. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (IOD), ponieważ nie mamy takiego obowiązku. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na adres hello@alnosvending.pl (najlepiej z tematem „Dane osobowe”) albo na adres do korespondencji.

2. Najważniejsze informacje w skrócie

Przetwarzamy dane, które sam nam przekazujesz (np. w e-mailu lub na WhatsAppie), oraz podstawowe dane techniczne ze strony (logi serwera hostingu).
Nie sprzedajemy danych i nie wysyłamy wiadomości marketingowych bez Twojej wcześniejszej zgody.
Na stronie używamy wyłącznie niezbędnych plików cookie platformy Wix. Nie uruchamiamy Google Analytics, pikseli reklamowych ani banera zgody na cookies – bo nie ma plików cookie wymagających zgody. Szczegóły: Polityka plików cookie.
Część naszych dostawców (np. WhatsApp, Microsoft, SpaceXAI) może przekazywać dane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w tym do USA. Opisujemy to w punkcie 7.
Masz prawa opisane w punkcie 9, w tym prawo skargi do Prezesa UODO.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania danych

3.1. E-mail i zapytanie „Złoty Bilet”

Na stronie nie ma formularza internetowego. Zapytanie o automat („Złoty Bilet”) otwiera Twojego klienta poczty z adresem hello@alnosvending.pl i szablonem wiadomości. Możesz też napisać do nas bezpośrednio na ten adres.

Jakie dane: imię i nazwisko, e-mail, telefon (opcjonalnie), nazwa firmy, miasto, wielkość zespołu / liczba osób w miejscu, interesujące Cię rodzaje automatów, treść wiadomości i inne dane, które sam podasz w e-mailu.
Cel: odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty, ustalenie warunków współpracy, obsługa zgłoszeń serwisowych i reklamacji.
Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy działasz we własnym imieniu (np. jako przedsiębiorca jednoosobowy) i prosisz o ofertę albo zawierasz lub wykonujesz z nami umowę;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes, czyli odpowiadanie na zapytania i kontakt biznesowy, gdy piszesz w imieniu firmy lub instytucji;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przepisy nakładają na nas obowiązek (np. rozpatrzenie reklamacji konsumenta).

Jak długo: do czasu załatwienia sprawy, a jeśli nie dojdzie do współpracy – do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. Jeśli zawrzemy umowę, dane przechowujemy jak w punkcie 3.5.

3.2. Telefon

Nasz numer +48 84 300 10 10 działa w usłudze Microsoft Teams Phone.

Jakie dane: numer telefonu, data, godzina i czas trwania połączenia, a także to, co powiesz nam w rozmowie i co zanotujemy, żeby załatwić sprawę.
Cel i podstawa prawna: jak w punkcie 3.1 (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO).
Nagrywanie: nie nagrywamy rozmów telefonicznych. Jeśli to się zmieni, poinformujemy o tym na początku rozmowy.
Jak długo: notatki – jak w punkcie 3.1; historia połączeń – do 12 miesięcy.

3.3. WhatsApp Business

Szczegóły kontaktu przez WhatsApp opisujemy w punkcie 4.

3.4. Zgłoszenia rekrutacyjne (e-mail)

Na stronie nie ma osobnej podstrony ani formularza „Kariera”. Jeśli wyślesz nam CV lub zgłoszenie na hello@alnosvending.pl:

Jakie dane: imię i nazwisko, telefon, e-mail, lokalizacja, stanowisko, CV oraz informacje, które sam podasz.
Cel: przeprowadzenie rekrutacji na wybrane stanowisko.
Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy – dane, których pracodawca może wymagać od kandydata do pracy;
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy rekrutujemy do współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie);
art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – dodatkowe dane, które podajesz z własnej inicjatywy, oraz udział w przyszłych rekrutacjach, jeśli wyrazisz na to osobną zgodę. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z rekrutacją.

Prosimy, nie podawaj w CV danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu) ani numeru PESEL, jeśli o nie nie prosimy.
Jak długo: do zakończenia rekrutacji, a następnie do 3 miesięcy (na wypadek roszczeń). Jeśli zgodzisz się na udział w przyszłych rekrutacjach – do 12 miesięcy od przesłania zgłoszenia albo do wycofania zgody, jeśli nastąpi wcześniej.

3.5. Współpraca z firmami i właścicielami lokali (osoby kontaktowe i reprezentanci)

Dotyczy osób, które reprezentują naszych klientów, kontrahentów i lokalodawców (właścicieli lub zarządców miejsc, w których mogą stać automaty) albo są wskazane do kontaktu.

Jakie dane: imię i nazwisko, stanowisko, służbowy e-mail i telefon, nazwa firmy; dane te możemy otrzymać od Ciebie albo od firmy, w której pracujesz lub którą reprezentujesz.
Cel i podstawa prawna:

zawarcie i wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (jeśli jesteś stroną umowy);
bieżący kontakt roboczy oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes);
obowiązki podatkowe i rachunkowe – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jak długo: przez czas obowiązywania umowy, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń i okresów przechowywania dokumentów wymaganych przez przepisy podatkowe i o rachunkowości (zwykle 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).

3.6. Media społecznościowe

Prowadzimy profile Alnos Vending na Facebooku, Instagramie, LinkedInie, X (Twitter), YouTube i Threads. Na naszej stronie są tylko odnośniki (linki) do tych profili – nie osadzamy wtyczek ani odtwarzaczy, które przesyłają dane do serwisów, zanim w nie klikniesz.

Jakie dane: nazwa i zdjęcie profilu, treść komentarzy, reakcji i wiadomości, które do nas kierujesz, oraz inne dane publicznie widoczne na Twoim profilu.
Cel i podstawa prawna: prowadzenie profili, informowanie o naszej działalności, odpowiadanie na komentarze i wiadomości – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes).
Statystyki stron (wspólne administrowanie): operatorzy serwisów przekazują nam zbiorcze statystyki o tym, jak użytkownicy korzystają z naszych profili. W tym zakresie jesteśmy współadministratorami (art. 26 RODO) – tak orzekł Trybunał Sprawiedliwości UE w sprawie C-210/16 Wirtschaftsakademie:

Facebook, Instagram i Threads: z Meta Platforms Ireland Limited, na zasadach „Page Insights Controller Addendum”: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum. Meta odpowiada za główne obowiązki wobec użytkowników, w tym za realizację ich praw;
LinkedIn: z LinkedIn Ireland Unlimited Company, na zasadach „Page Insights Joint Controller Addendum”: https://www.linkedin.com/legal/l/page-joint-controller-addendum. LinkedIn odpowiada za główne obowiązki wobec użytkowników, w tym za realizację ich praw.
Swoje prawa możesz wykonywać bezpośrednio u operatora serwisu albo u nas – przekażemy Twoje żądanie dalej.

Poza statystykami operatorzy serwisów są odrębnymi administratorami danych i przetwarzają je według własnych zasad: Meta – https://www.facebook.com/privacy/policy, LinkedIn – https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy, X – https://x.com/privacy, YouTube / Google – https://policies.google.com/privacy.
Jak długo: dopóki komentarz lub wiadomość są widoczne na naszym profilu albo do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu; wiadomości, które prowadzą do współpracy – jak w punkcie 3.1 lub 3.5.

3.7. Pliki cookie, hosting i logi serwera

Strona działa na platformie Wix (Wix.com Ltd.). Używamy wyłącznie niezbędnych plików cookie potrzebnych do działania strony, bezpieczeństwa i sesji. Ich zapisanie nie wymaga zgody (art. 399 ust. 3 ustawy z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej). Nie używamy plików cookie analitycznych ani marketingowych i nie pokazujemy banera zgody na cookies.

Jakie dane techniczne: adres IP, data i godzina żądania, typ przeglądarki i urządzenia, odwiedzany adres URL oraz identyfikatory sesji zapisane w niezbędnych plikach cookie – w zakresie, w jakim Wix rejestruje je w logach serwera i infrastrukturze hostingu.
Cel i podstawa prawna: działanie strony, bezpieczeństwo i diagnostyka – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes).
Jak długo: zgodnie z czasem życia danego pliku cookie (zwykle sesyjne – do zamknięcia przeglądarki) oraz z okresem przechowywania logów u Wix.
Więcej informacji, w tym lista plików cookie: https://www.alnosvending.pl/polityka-plikow-cookie.html.

Jeśli w przyszłości dodamy narzędzia analityczne lub marketingowe, zaktualizujemy tę politykę i politykę plików cookie oraz – jeśli będzie to wymagane – poprosimy o zgodę przed ich uruchomieniem.

3.8. Obowiązki prawne i roszczenia

Niezależnie od powyższych celów możemy przetwarzać dane:

aby wykonać obowiązki wynikające z przepisów, np. podatkowych i o rachunkowości – art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przez okres wymagany przepisami;
aby ustalić, dochodzić lub bronić roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – do upływu terminów przedawnienia.

3.9. Marketing

Nie prowadzimy newslettera. Informacji handlowych (w tym marketingu bezpośredniego) e-mailem, SMS-em, telefonicznie ani przez komunikatory, w tym WhatsApp, nie wysyłamy bez Twojej wcześniejszej zgody (art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej). Jeśli taką zgodę wyrazisz, możesz ją w każdej chwili wycofać, a dane przetwarzamy do czasu jej wycofania (art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO).

4. WhatsApp Business

Jak to działa. W Alnos Vending z WhatsAppa korzystają Jacob Sloan (numer +48 84 300 10 04) i Aleksandra Sloan (numer +48 84 300 10 05). Każde z nich używa aplikacji WhatsApp Business na swoim telefonie (iPhone). Odpowiadamy na wiadomości od osób, które same do nas napisały, i prowadzimy z nimi dalszą rozmowę. W pierwszej odpowiedzi podajemy link do tej polityki: alnosvending.pl/rodo.

Jakie dane: numer telefonu, nazwa i zdjęcie profilu WhatsApp (w zakresie, w jakim są widoczne), treść wiadomości, załączniki (zdjęcia, dokumenty, nagrania głosowe), a także dane techniczne wiadomości (data i godzina, status doręczenia i odczytu).
Cel: odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty i działania przed zawarciem umowy, kontakt w trakcie współpracy, obsługa zgłoszeń.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy, jeśli jesteś jej stroną) albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes – odpowiadanie na zapytania i kontakt biznesowy, gdy piszesz w imieniu firmy).
Oferty i umowy nie są przesyłane jako treść czatu – wysyłamy je jako dokumenty PDF.

Rola WhatsApp.

Aplikację WhatsApp Business w EOG udostępnia WhatsApp Ireland Limited (spółka z grupy Meta) na podstawie warunków „WhatsApp Terms for WhatsApp Business App”.
Wiadomości w WhatsAppie są szyfrowane end-to-end – WhatsApp nie ma dostępu do ich treści. Rozmowy są przechowywane na urządzeniach uczestników, czyli u nas na telefonach Jacoba Sloana i Aleksandry Sloan.
W zakresie danych kontaktowych klientów, które udostępniamy WhatsAppowi w aplikacji (np. numerów telefonów), WhatsApp Ireland Limited działa jako nasz podmiot przetwarzający, na podstawie „WhatsApp Business Data Processing Terms”.
Poza tym WhatsApp Ireland Limited jest odrębnym administratorem danych Twojego konta WhatsApp i danych o korzystaniu z usługi (np. metadanych: kiedy i z kim się komunikujesz). Przetwarza je na zasadach swojego regulaminu i polityki prywatności: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Przekazanie danych poza EOG. WhatsApp Ireland Limited może przekazywać dane do USA i innych państw spoza EOG, w szczególności do WhatsApp LLC i Meta Platforms, Inc. (USA). Podstawą jest decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU–US Data Privacy Framework – WhatsApp LLC i Meta Platforms, Inc. są w nim certyfikowane (sprawdzone na https://www.dataprivacyframework.gov 7.10.2026 r.) – a w razie potrzeby standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską.

Kopie zapasowe w iCloud. Nie włączamy automatycznej kopii zapasowej WhatsApp w iCloud na telefonach używanych do kontaktu biznesowego. Rozmowy pozostają na urządzeniach (szyfrowanie end-to-end).

Jak długo przechowujemy czaty. Rozmowy przechowujemy na telefonach Jacoba Sloana i Aleksandry Sloan. Jeśli rozmowa nie doprowadzi do umowy, usuwamy ją ręcznie po 12 miesiącach od ostatniej wiadomości. Jeśli doprowadzi do umowy, potrzebne informacje przechowujemy jak w punkcie 3.5. Na Twoje żądanie usuniemy rozmowę wcześniej, chyba że musimy ją zachować z powodów prawnych.

Jak zrezygnować. Jeśli nie chcesz dostawać od nas wiadomości, napisz „STOP” albo zablokuj nasz numer w WhatsAppie. Usunięcie czatu w Twoim telefonie nie usuwa kopii po naszej stronie – jeśli chcesz, żebyśmy ją usunęli, napisz do nas na WhatsAppie lub na hello@alnosvending.pl.

Bez marketingu bez zgody. Nie wysyłamy przez WhatsApp wiadomości marketingowych ani ofert z własnej inicjatywy osobom, które nie wyraziły na to wcześniej zgody (art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej). Każdą taką zgodę dokumentujemy.

5. Automaty vendingowe

Gdy uruchomimy automaty, informacje o przetwarzaniu danych związanych z korzystaniem z automatu (np. kamery transakcyjne, płatności, reklamacje) udostępnimy bezpośrednio na automacie (np. przez kod QR).

6. Komu przekazujemy dane

Dane mogą otrzymać – tylko w zakresie potrzebnym do danego celu:

Wix.com Ltd. (Izrael) – hosting i obsługa strony oraz logi serwera. Izrael ma decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych;
Microsoft Ireland Operations Limited – Microsoft 365 (poczta e-mail, Teams, Teams Phone, przechowywanie plików);
WhatsApp Ireland Limited – aplikacja WhatsApp Business (punkt 4);
Biuro Rachunkowe „SPINACZ” Agata Kowalczyk – księgowość, faktury i rozliczenia;
SpaceXAI LLC (USA) – asystenci AI (Grok Bot) wspierający obsługę korespondencji firmowej i pracy w Teams, gdy taka treść jest im udostępniana w ramach narzędzi firmowych;
doradcy prawni i podatkowi – gdy jest to potrzebne;
operatorzy pocztowi i firmy kurierskie – gdy wysyłamy dokumenty lub przesyłki;
organy publiczne i sądy – gdy wymagają tego przepisy prawa.

Dostawcy, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu, robią to na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i tylko na nasze polecenie. Danych nie sprzedajemy.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy (lub ich podwykonawcy) mogą przetwarzać dane poza EOG:

USA – Meta Platforms, Inc., WhatsApp LLC, Microsoft Corporation oraz SpaceXAI LLC. Podstawą jest decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. w sprawie EU–US Data Privacy Framework (dla firm certyfikowanych – listę można sprawdzić na https://www.dataprivacyframework.gov) oraz – w szczególności wobec SpaceXAI LLC i w razie potrzeby wobec innych odbiorców – standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (moduł 2 lub 3 decyzji 2021/914);
Izrael – Wix.com Ltd., na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych. Dalsze przekazywanie przez Wix do podwykonawców w USA i innych państwach (m.in. Wix.com Inc., Amazon Web Services) odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych lub innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w umowie powierzenia Wix (Data Processing Addendum – Users, https://www.wix.com/about/privacy-dpa-users, oraz lista podwykonawców Wix).

Możesz poprosić nas o informacje o tych zabezpieczeniach i o kopię odpowiednich dokumentów – napisz na hello@alnosvending.pl.

8. Okresy przechowywania – podsumowanie

Zapytania (e-mail, telefon, WhatsApp), które nie prowadzą do współpracy – do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
Umowy i rozliczenia – przez czas umowy, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń i okresów wymaganych przez przepisy podatkowe i o rachunkowości.
Rekrutacja – do zakończenia rekrutacji i 3 miesiące; przy zgodzie na przyszłe rekrutacje – do 12 miesięcy.
Media społecznościowe – dopóki treść jest widoczna na naszym profilu.
Pliki cookie i logi – zgodnie z punktem 3.7 i Polityką plików cookie.
Dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania (a potem tylko tak długo, jak to potrzebne, żeby wykazać, że zgoda była).
Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu skutecznego sprzeciwu.

Po upływie tych okresów dane usuwamy albo anonimizujemy.

9. Twoje prawa

Masz prawo do:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
sprostowania danych (art. 16 RODO);
usunięcia danych (art. 17 RODO);
ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
przenoszenia danych – gdy przetwarzamy je na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego zawsze uwzględniamy (art. 21 RODO);
wycofania zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO);
wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl (art. 77 RODO).

Aby skorzystać z praw, napisz na hello@alnosvending.pl lub na adres do korespondencji. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości.

10. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych potrzebnych do odpowiedzi (np. adresu e-mail i opisu zapytania) nie będziemy jednak mogli odpowiedzieć na zapytanie, przygotować oferty ani zawrzeć i wykonać umowy. W rekrutacji podanie danych wymienionych w art. 22¹ Kodeksu pracy jest potrzebne, żeby wziąć w niej udział; pozostałe dane podajesz dobrowolnie.

11. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

12. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, m.in. szyfrowane połączenie ze stroną (HTTPS) oraz kontrolę dostępu do kont firmowych, a dostęp do danych mają tylko osoby, które go potrzebują.

13. Linki do innych stron

Na stronie są odnośniki do innych serwisów (np. naszych profili w mediach społecznościowych). Po przejściu na nie obowiązują zasady prywatności ich operatorów.

14. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy albo sposób, w jaki przetwarzamy dane. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, z datą ostatniej aktualizacji. Poprzednia wersja obowiązywała od 26 marca 2025 r.